記念誌印刷

記念誌にはさまざまなコンテンツがあり、内容に合わせてレイアウトを変える必要があります。しかし、ベースとなるフォーマットを決めておくと全体に統一感が生まれ、読みやすくなります。
ここでは、記念誌の本文をWordでレイアウトする際の基本的な手順をご紹介します。

1. 「レイアウト」タブの「ページ設定」グループから「文字列の方向」で縦書き、または横書きを選択します。
2. 「印刷の向き」で縦型、または横型を決定します。
3. 「サイズ」でA4やB5など記念誌のサイズを選択します。
4. 「段組み」で1ページあたりの段の数を設定します。
5. 「ホーム」タブを開き、「フォント」グループから、文字のフォントとサイズを決定します。記念誌の文字サイズは、10ポイント前後がオススメです。
6. 「段落」グルーブから、「インデントと行間隔」を選び、行間（行と行の間の幅）を設定します。「行間」セクションで「固定値」を選択し、「間隔」に希望のポイント数を入力することも可能です。行間は1/2文字分から1文字分が適当でしょう。
7. このフォーマットを基に、各ページにタイトルや写真、資料を挿入するスペースを設け、見た目に変化を持たせて飽きのこないページづくりを心がけましょう。

見やすく親しみやすい記念誌には、写真が重要な役割を果たします。文字ばかりのページでは、読み手の興味を引きにくく、内容のイメージも十分に伝わりません。写真を効果的に活用し、視覚的にも魅力的な記念誌を作りましょう。

まず、写真で大切なのは画質です。画質が悪いと写真の内容が不鮮明になってしまいます。ガップリ！が推奨している解像度は300～350dpi です。とくにプリントした写真を掲載する場合は、掲載するサイズにもよりますが、スキャン時に300dpi程度に設定するのがいいでしょう。

誌面における写真のサイズや見出しの太さ、大きさ、書体の変化の度合いを「ジャンプ率」と言います。ジャンプ率が小さいと誌面が上品で落ち着いた印象になり、ジャンプ率が大きいと誌面にメリハリが出てにぎやかな印象になります。適切なジャンプ率で、読みやすい誌面を作りましょう。

本文中の写真は、関連する文章の近くに配置するのが理想的です。校舎や集合写真を見開きで配置することでインパクトを与えたり、活動シーンの写真をわかりやすく年代別にまとめたりする方法もあります。

また、写真には内容を簡潔に説明するキャプション(絵解き)を忘れてはいけません。誰や何が写っているかを具体的に明記し、文字は本文より小さく、ゴシック体にするなどして本文と区別をつけます。寄稿者に写真提供を依頼する場合は、キャプションの記入も依頼書に明記しておくことをオススメします。

記念誌には、あいさつ文やメッセージ、テーマに沿った寄稿文など、関係者に原稿を依頼することがあります。原稿執筆は大変手間のかかる作業ですので、依頼する際はていねいにお願いし、協力を快諾していただいた際には感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。

寄稿をお願いする際は、依頼文を送る前に、まず直接連絡して打診するのが望ましいです。テーマや文字数、締め切り日などを事前に説明し、協力の意思を確認できたら、詳細を依頼書としてメールやFAXで送るようにしましょう。

依頼書の主な項目は以下の通りです。

1. 記念誌を作る目的
2. 執筆テーマ
3. 文字数
4. 締め切り日
5. テキストの形式
6. 提供写真の依頼
7. 入稿方法　など

写真提供を依頼する場合は、具体的な写真の内容を記入してもらうよう、依頼書に明記しておきましょう。締め切り日は余裕をもたせて設定することで、原稿が多少遅れても対応できます。

寄稿後は迅速にお礼の連絡をし、記念誌が完成した際には、掲載ページに付箋を付けるなどして送りましょう。

長い歴史を一目で把握するには、年表が非常に効果的です。過去の出来事やその変遷を時系列で簡潔に示すことで、発展の軌跡を読み手にわかりやすく伝えることができます。なお、作成の際には、設立メンバーや勤続年数の長い社員など、組織に詳しい人にアドバイスを求めるとよいでしょう。

年表を作成するには、はじめに関係資料を集めしょう。資料には、前回の記念誌、過去の年次報告書、表彰状や認定証、メディアに取り上げられた記事、ニュースレター、過去のカタログやパンフレット、イベント記録、写真などが含まれます。

集めた資料の中から重要な出来事をピックアップし、さらにその中から重要度の高いものを選んで、時系列に並べます。その際、それぞれの項目は短く簡潔にまとめましょう。

年表を見やすくするためには、年や年代で色を分けたり、重大な出来事の文字色を変えたりするのがオススメです。また、出来事に関する写真を挿し込むことで、当時の様子を具体的にイメージしやすくなります。さらに、世間の出来事も年表に含めると、時代の流れとともに組織の変遷をより明確に把握することができます。

年表を上手にまとめて、歴史を読み手にわかりやすく伝えましょう。