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運営編

セミナーを成功に導くには雰囲気づくりも大事なポイントとなります。
ここでは、特に気をつけたいポイントをいくつかあげてみます。

会場設営のコツ

セミナーに必要な準備物チェックリストの作成

このリストの作成は大変重要です。

何を準備すべきか、何を持ち込めばよいのか。必要なものは全てリスト化しておくと、準備段階でのチェックに役立ちます。

セミナー会場の準備

①セミナー資料・飲料配布
資料の過不足はないかをチェックし、机の上にあらかじめ配布しておきます。受付で手渡し、という方法もありますが、その際も事前に資料の過不足チェックを行っておきましょう。
②会場内机・椅子のチェック
整理整頓はされている会場が多いと思いますが、セミナー主催者の目で再度総点検を行いましょう。破損や汚れ、ゴミなど、セミナー参加者へ与える印象を考えチェックを行いましょう。
③空調
夏季・冬季は空調が効き過ぎ、または、効かないといった苦情が出やすい季節。事前準備で対応できるところは対応し、セミナー中でも適宜参加者の様子を観察して室温調整を行いたいところです。
④音響・照明・映像
音響テストはまず、マイクの音量チェックを行いましょう。映像を流す場合は、その映像をテスト出力しながら音量調整を行います。BGMなど音楽を使用する場合は別途音量調整テストを行いましょう。
照明に関しては受講内容に応じた演出を考えながら、照明調整を行います。 スクリーンが見やすく、テキストへ書き込みやすい適度な明るさが必要となります。

運営リハーサル

与えられた準備の時間内でリハーサルを行いたいところです。特にスケジュールにあわせた司会進行のリハーサル、また、音響や照明に関して調整が必要な箇所については、司会進行と連動したリハーサルが重要となります。
講演者とは当日の動きについて運営上注意すべきポイントを共有しておく必要があります。

受付業務

会場の制約があると思いますが、セミナー参加者が最初に接点を持つ場所になりますので受付での応対に関してはできるだけ丁寧さを心がけたいもの。

対応の方法などはフローにしてまとめておくと当日混乱が避けられます。

なお、参加者リストは個人情報ですので、厳重な取扱いが必要です。できれば、事前に取扱いに関して文書化され、受付スタッフ間で共有できていると良いと思います。

タイムスケジュール

セミナーの円滑な進行を実現させるため、タイムスケジュール表の作成は重要なポイントとなります。

特に大勢が集まるセミナーや、不特定多数の方々が集まるセミナーなどは、個人的な都合もありますので決められた時間内に遅滞なくセミナーを進行して行く必要があります。

なお、進行状況を見ながら調整ができる予備時間なども考えながらスケジュールの計画を進める必要があります。

役割が決まっている場合は、タイムスケジュール表に担当別の配置や行動なども付記しておくとなおわかりやすいものになります。

飲み物

予算によって要・不要はありますが余裕があれば飲み物を用意できれば良いでしょう。

 

MCトーク

司会がどのような形で進行上話を進めていくか。台本を事前に用意できると良いでしょう。

アンケートを次のセミナー企画に活かす

セミナーの参加者側の評価を知ることは、次のセミナー企画への大事なポイントとなります。

主催者側がより知りたいポイントに絞ってアンケート作成をしていくと良いでしょう。

また、アンケートの内容をとりまとめ、セミナー主催関係者に対して早いフィードバックができるようにしていくと良いでしょう。

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