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資料作成編

スライド作成のコツ

スライドを作成するときに、いきなりPowerPointを立ち上げて製作にとりかかるのは非常に危険です。まずはExcelや、手描きのメモで、スライドの構成表(台割)を作成しましょう。この時は項目やタイトルを羅列するだけで十分です。すべて出し切ったら、説明や講演の盛り上げどころ、起承転結を意識しながら、スライドのページ順序を決めていきましょう。途中でワークショップや、質問コーナーなどを設ける場合もここであらかじめ書き出しておくと便利です。

最適な配布資料の作成がセミナー成功の鍵

配布資料は、セミナーに対する満足感を大きく向上させます。講演中にメモ書きしたり、聞き取りにくかった部分を確認するなど、セミナー当日の役割に加え、持ち帰って内容を振り返る場合にも便利です。

逆に配布資料がないと、会場の状態によりスクリーンが見えにくい方や、声が聞き取りにくい方から不満の声が出るなど、満足度の低下につながります。

運営するセミナーの規模や受講者層に合わせ、最適な配布資料をつくることが、セミナー成功の鍵といえます。

タイトルは結論を短く書くことがポイント

参加者の心を掴む、効果的な資料を作成するには、ジャンプ率が重要です。訴えたい部分はより大きく(太く)、そうでない部分はより小さく(細く)。少々大げさなくらいが丁度よい加減です。

タイトルは結論を短く書くことがポイント。結論を最初に大きく訴えることで、参加者は「なぜ?」という理由を知りたくなります。さらに具体的な数字を入れ込むと、さらに興味を引きやすくなります。

細かい文章を書き込み過ぎるのはNG。文章はできる限り簡潔に、図やグラフで補足しましょう。

グラフや図表の描写

講演内容に説得力を持たせるには、配布資料にグラフや図表を入れ込むのが効果的。しかし、エクセルで作ったグラフをただ挿入しただけでは効果は半減。グラフで読み取らせたいポイントを吹き出しで囲むと、一気に訴求力がアップします。

またアンケートの集計結果などを表にする際も、単なる数値の羅列ではなく、表をイラスト化するなど視覚的に認識しやすいような工夫をすることで、参加者がイメージしやすいわかりやすい資料となります。

スクリーンで映える色、印刷で映える色

資料作成の際に注意したいのは、スクリーンで映える色と配布資料として印刷したときに見やすい色の違いです。スクリーン・印刷ともにコントラストが高い配色が望ましいのですが、その後資料用にモノクロ印刷する場合は、同系色で濃淡を出しておく方が、結果として見やすいセミナーテキストになります。

カラー印刷の場合、印刷時に彩度の高い色(蛍光に近い黄緑やピンクなど)の色味が変わってしまうので、鮮やか系より濃い色をおすすめします。淡い色は印刷時に消えてしまうおそれがあるので注意が必要です。

フォントについて

スクリーンに映し出されたスライドの文字が小さすぎると、参加者の興味を惹きつけることができません。見出しのフォントはできるだけ大きく(40pt以上)、視認性が高い(太いゴシックなど)方が望ましいといえます。

また、配布資料作成時に、スライドを2up・4upすることも考え、文章自体もあまり小さなサイズで書き込まないようにしましょう。見出しはゴシック、本文は可読性が高い明朝というのが一般的です。

フリーで配布されているフォントは、環境によって文字が化ける場合もありますので、一般的なフォントの使用をおすすめします。

パワーポイントでスライドを作成する際の注意

パワーポイントでスライドを作成する際には、色々な効果を付けることができます。しかし、配布資料も同時につくることを考えると、効果を過剰に使用することは、仕上がり品質を低下させる原因にもなるので注意が必要です。

特に透明効果を使用する場合、印刷時にデータが重くなったり、でき上がった画像が複雑になったり、思うような仕上がりにならない場合があります。

PDFファイルをつくる

一般にスライドを配布資料として印刷する場合、PDFファイル形式に変換します。その際の注意点として、①フォントを埋め込む、②高画質設定にしておく、必要があります。

パワーポイントのスライドだと、2upといわれる1ページに2枚スライドを印刷する方法がよく使用されます。ページ数を大きく節約するなら、1ページに4枚スライドを印刷する4upも可能ですが、その際はフォントの大きさに注意しましょう。見出し以外の通常の文章が小さすぎて読めない場合もでてきます。

テキストはカラー印刷?モノクロ印刷?

配布資料をカラー印刷にするか、モノクロ印刷にするか、非常に悩ましい問題です。コストと効果を照らし合わせ、ムリ・ムダのない資料作成をしましょう。

写真や図表が中心をなる資料には、やはり見栄えのするカラー印刷がおすすめ。

写真が一部で文章中心の資料は、カラー・モノクロ混在で。必要部分のみカラー印刷で、コストと仕上がりの両立が可能です。

文字中心ならモノクロ印刷。コスト面でも安心です。

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